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Bankgebühren und Porto in der Nebenkostenabrechnung: nicht umlagefähig
Kontoführung, Porto, Mahngebühren und Zinsen gehören zu den Verwaltungskosten. So finden und beanstanden Sie diese Positionen.
Kontoführungsgebühren, Porto, Kopierkosten und Mahngebühren sind kleine Beträge. Gerade deshalb werden sie selten geprüft – und tauchen umso häufiger in Nebenkostenabrechnungen auf. Rechtlich gehören sie eindeutig nicht dorthin. Dieser Ratgeber erklärt, warum das so ist, wo diese Kosten versteckt werden und wie Sie sie beanstanden, ohne einen unverhältnismäßigen Streit zu beginnen. Er behandelt Wohnraummiete in Deutschland und ist keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Die Rechtsgrundlage
§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV nimmt die Verwaltungskosten aus dem Begriff der Betriebskosten aus. Dazu gehören die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen sowie die Kosten der Geschäftsführung. Kontoführung, Zahlungsverkehr, Schriftverkehr und Mahnwesen sind typische Geschäftsführungsaufgaben.
§ 556 Abs. 1 BGB erlaubt die Umlage nur für Betriebskosten. Eine abweichende Vereinbarung zum Nachteil der Mietpartei ist nach § 556 Abs. 5 BGB unwirksam. Der Bundesgerichtshof hat für Verwaltungskostenpauschalen in der Wohnraummiete entschieden, dass sie neben der Grundmiete nicht gesondert verlangt werden dürfen (BGH, Urteil vom 19. Dezember 2018 – VIII ZR 254/17).
Welche Posten betroffen sind
Nicht umlagefähig sind insbesondere: Kontoführungsgebühren für das Mietkonto oder das Objektkonto, Buchungspostengebühren, Gebühren für Überweisungen und Lastschriften, Porto und Versandkosten für die Abrechnung, Kopier- und Druckkosten, Telefonkosten der Verwaltung, Mahngebühren, Kosten des Inkassos, Kontoauszugsgebühren sowie Kosten für die Führung von Kautionskonten.
Ebenfalls nicht umlagefähig sind Finanzierungskosten jeder Art: Zinsen für Darlehen, Bereitstellungsprovisionen, Disagio, Kosten der Grundschuldbestellung. Sie hängen mit dem Erwerb und der Finanzierung des Objekts zusammen und nicht mit seinem laufenden Betrieb.
Zinsen und Verzugsschäden
Manchmal erscheint eine Zeile „Verzugszinsen“ oder „Zinsaufwand“. Sie ist doppelt problematisch. Erstens sind Zinsen keine Betriebskostenart. Zweitens beruht der Zinsaufwand häufig auf einer verspäteten Zahlung durch die Vermietung an einen Versorger – ein Vorgang, für den die Hausgemeinschaft nicht einzustehen hat.
Ein Sonderfall sind Verzugszinsen, die die Vermietung Ihnen persönlich in Rechnung stellt, weil Sie eine Nachzahlung zu spät geleistet haben. Das ist keine Betriebskostenposition, sondern eine gesonderte Forderung nach § 286 BGB und gehört nicht in die Umlage auf alle Haushalte.
Wo die Beträge versteckt werden
Selten stehen Bankgebühren offen in der Tabelle. Häufiger verbergen sie sich in Positionen wie „Sonstige Kosten“, „Verwaltungsaufwand“, „Nebenkosten des Geldverkehrs“, „Objektkosten“ oder in einer Pauschale des Verwalters. Auch in Abrechnungen von Wohnungseigentümergemeinschaften stehen sie regelmäßig, weil sie dort gegenüber den Eigentümern zulässig sein können.
Genau hier entsteht der häufigste Fehler: Die WEG-Abrechnung wird unverändert an die Mietpartei weitergereicht. Für das Mietverhältnis gilt aber die Betriebskostenverordnung, nicht das Wohnungseigentumsrecht.
Die Ausnahme beim Messdienst
Eine Abgrenzung ist wichtig. § 2 Nr. 4 Buchstabe a BetrKV erlaubt ausdrücklich die Kosten der Berechnung und Aufteilung bei der Verbrauchserfassung. Die Rechnung des Messdienstleisters für die Heizkostenabrechnung ist deshalb umlagefähig – auch wenn sie Verwaltungsarbeit enthält.
Diese Ausnahme gilt nur für die Heiz- und Warmwasserabrechnung. Die Erstellung der übrigen Betriebskostenabrechnung bleibt Verwaltung. Wenn ein Dienstleister beides übernimmt, ist eine Aufteilung der Rechnung erforderlich.
Verhältnismäßigkeit im Blick behalten
Kontoführungsgebühren machen selten mehr als wenige Euro pro Wohnung und Jahr aus. Ein Streit darüber lohnt selten für sich allein. Sinnvoll ist, den Punkt zusammen mit anderen Einwendungen in einem Schreiben zu nennen. Häufig ist die kleine Position auch ein Indikator: Wer Bankgebühren umlegt, hat oft auch die Verwaltungskosten nicht sauber getrennt.
Formulieren Sie deshalb eine Frage, die weiterführt: „Bitte teilen Sie mir mit, welche Beträge in der Position Sonstige Kosten enthalten sind und auf welcher Grundlage der Betriebskostenverordnung sie umgelegt werden.“
Skonto, Rabatte und Erstattungen
Der Zahlungsverkehr wirkt sich noch an einer anderen Stelle aus. Zahlt die Verwaltung eine Handwerkerrechnung mit Skonto, sind nur die tatsächlich aufgewendeten Kosten umlagefähig. Dasselbe gilt für Rabatte, Boni und Rückvergütungen von Versorgern sowie für Erstattungen der Versicherung. Wer die Bruttorechnung umlegt und den Nachlass behält, rechnet zu hohe Kosten ab.
Das lässt sich prüfen: Vergleichen Sie den Rechnungsbetrag mit dem tatsächlich gezahlten Betrag. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass sich die Einsicht nicht auf Rechnungen beschränkt, sondern auch Zahlungsbelege umfassen kann, und der Mietpartei insoweit ein zeitweiliges Leistungsverweigerungsrecht zustehen kann (BGH, Urteil vom 9. Dezember 2020 – VIII ZR 118/19). Fragen Sie also gezielt nach den Zahlungsbelegen, wenn ein Skontoabzug naheliegt.
Umsatzsteuer auf Bankleistungen
Ein technischer Punkt am Rande: Bankgebühren sind in der Regel umsatzsteuerfrei. Erscheint in einer Abrechnung eine Position „Kontoführung“ mit ausgewiesener Umsatzsteuer, stimmt an der Buchung etwas nicht. Das ist zwar meist kein großer Betrag, aber ein brauchbarer Hinweis auf die Sorgfalt der übrigen Abrechnung.
Prüfen Sie in einem solchen Fall auch die anderen Positionen auf doppelt angesetzte Umsatzsteuer. Kosten, die bereits brutto umgelegt werden, dürfen nicht ein zweites Mal mit Steuer beaufschlagt werden.
Die Belege
Die Grundlage sind Kontoauszüge, Rechnungen der Bank und die Aufstellung des Verwalters. Sie haben Anspruch darauf, die Unterlagen einzusehen, auf denen die Abrechnung beruht; den Anspruch gibt Ihnen § 556 Abs. 4 BGB. Wenn eine Sammelposition nicht erläutert wird, ist die Einsicht der einzige Weg zur Klärung.
Frist und Folgen
Einwendungen sind grundsätzlich bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen, § 556 Abs. 3 BGB. Notieren Sie das Zugangsdatum. Wenn Sie mehrere Positionen beanstanden, nennen Sie jede einzeln mit Betrag und Begründung – das erleichtert die Antwort und den späteren Nachweis.
Wenn es sich wiederholt
Taucht dieselbe unzulässige Position im Folgejahr erneut auf, verweisen Sie auf Ihr früheres Schreiben und bitten Sie um eine Korrektur für beide Jahre. Bei mehreren Jahren kommt eine Rückforderung in Betracht; sie ist durch Verjährung und Einwendungsfristen begrenzt. Bei größeren Beträgen ist eine Beratung sinnvoll, bevor Sie eine Forderung beziffern.
Weiterlesen und selbst prüfen
Den größten Posten dieser Familie behandelt der Ratgeber zu Verwaltungskosten. Was sonst nicht umlagefähig ist, zeigen die Beiträge zu Instandhaltung und zur Rechtsschutzversicherung.
Kleine Positionen fallen bei einer systematischen Prüfung trotzdem auf: Laden Sie Ihre Abrechnung in die kostenlose Prüfung und sehen Sie, welche Zeilen einer nicht umlagefähigen Kategorie zugeordnet werden.