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Nachzahlung nicht zahlen? Was Sie zurückhalten dürfen – und was nicht
Zwischen Prüfung und Zahlungsfrist: Wann ein Zurückbehaltungsrecht besteht, wann Zahlung unter Vorbehalt sinnvoll ist und was bei Verzug droht.
Eine hohe Nachforderung kommt selten zu einem guten Zeitpunkt. Wenn die Abrechnung dann auch noch Fragen aufwirft, liegt der Gedanke nahe, einfach nicht zu zahlen. Das kann richtig sein – und es kann teuer werden. Dieser Ratgeber ordnet die Möglichkeiten, erklärt die Voraussetzungen und zeigt, wie Sie sich absichern. Er behandelt Wohnraummiete in Deutschland und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Erst prüfen, dann entscheiden
Die Zahlungsfrage steht am Ende einer Prüfung, nicht am Anfang. Klären Sie zuerst drei Punkte: Ist die Abrechnung fristgerecht zugegangen? Enthält sie die formellen Mindestangaben? Gibt es Positionen, die inhaltlich zweifelhaft sind? Erst danach lässt sich beurteilen, ob und in welcher Höhe Sie zahlen sollten.
Diese Reihenfolge hat einen praktischen Grund: Wer zuerst die Zahlung verweigert und danach prüft, gerät leicht in Verzug, ohne einen tragfähigen Grund benennen zu können.
Der klare Fall: verspätete Abrechnung
Nach § 556 Abs. 3 BGB ist die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Danach ist eine Nachforderung regelmäßig ausgeschlossen, es sei denn, die Vermietung hat die Verspätung nicht zu vertreten.
Ist Ihre Abrechnung eindeutig zu spät gekommen, ist die Nachforderung dem Grunde nach zweifelhaft. Teilen Sie das schriftlich mit, nennen Sie Zeitraum, Fristende und Ihr Zugangsdatum, und bitten Sie um eine Erläuterung der Ausnahme. Ein Guthaben zu Ihren Gunsten bleibt von der Frist unberührt.
Formelle Mängel
Eine Abrechnung muss eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthalten. Der Bundesgerichtshof hat die Anforderungen konkretisiert: Für die Gesamtkosten genügt die Angabe der Summe, die auf die gewählte Abrechnungseinheit entfällt (BGH, Urteil vom 20. Januar 2016 – VIII ZR 93/15). Fehlen dagegen Verteilerschlüssel, Ihre Anteile oder der Abzug der Vorauszahlungen vollständig, ist die Abrechnung nicht nachvollziehbar.
Eine nicht ordnungsgemäße Abrechnung löst grundsätzlich keine Zahlungspflicht für die Nachforderung aus. Weisen Sie den Mangel konkret nach und bitten Sie um eine ordnungsgemäße Abrechnung.
Zurückbehaltung wegen fehlender Belegeinsicht
Wird Ihnen die Einsicht in die Belege nicht gewährt, kann Ihnen ein zeitweiliges Leistungsverweigerungsrecht an der Nachzahlung zustehen. Voraussetzung ist, dass der Anspruch aus § 556 Abs. 4 BGB tatsächlich verweigert wird: Werden Ihnen vollständige, lesbare Belege elektronisch bereitgestellt, ist er erfüllt, denn Satz 2 der Vorschrift lässt diese Form ausdrücklich zu. Der Bundesgerichtshof hat das für den Fall bejaht, dass Einsicht in Rechnungen gewährt, in Zahlungsbelege aber verweigert wurde (BGH, Urteil vom 9. Dezember 2020 – VIII ZR 118/19).
Der Zeitpunkt ist entscheidend. Nach vollständiger Zahlung können Sie den Betrag nicht allein deshalb zurückfordern, weil die Einsicht unzureichend war (BGH, Beschluss vom 26. Oktober 2021 – VIII ZR 150/20). Verlangen Sie die Einsicht also vor der Zahlung und dokumentieren Sie die Verweigerung.
Streitige Einzelpositionen
Bei einer einzelnen zweifelhaften Position ist eine vollständige Zahlungsverweigerung meist unverhältnismäßig. Sinnvoll ist die Aufteilung: Zahlen Sie den unstreitigen Teil und behalten Sie den streitigen Betrag ausdrücklich zurück. Beziffern Sie beides in Ihrem Schreiben.
Beispiel: „Von der Nachforderung in Höhe von 640,00 € überweise ich den unstreitigen Betrag von 352,00 €. Den auf die Position Verwaltungskosten entfallenden Betrag von 288,00 € behalte ich zurück, bis die Position erläutert oder korrigiert ist.“
Zahlung unter Vorbehalt
Wenn Sie einen Streit vermeiden wollen oder eine Kündigung befürchten, können Sie unter Vorbehalt zahlen. Schreiben Sie den Vorbehalt in Ihr Begleitschreiben und in den Verwendungszweck der Überweisung: „Zahlung unter Vorbehalt der Rückforderung“. Damit machen Sie deutlich, dass Sie den Anspruch nicht anerkennen.
Ein Vorbehalt hilft nicht in jeder Konstellation. Wenn Ihr einziger Einwand die unzureichende Belegeinsicht ist, sichert er Ihnen nach der genannten Rechtsprechung keine Rückforderung. Klären Sie diesen Punkt deshalb vorher.
Was bei Verzug droht
Wer eine berechtigte Forderung nicht zahlt, gerät in Verzug, § 286 BGB. Es können Verzugszinsen und Mahnkosten anfallen. Erhebliche Zahlungsrückstände können im Extremfall eine Kündigung begründen. Deshalb ist eine pauschale Zahlungsverweigerung ohne Begründung riskant.
Solange Sie einen konkreten Grund benennen und den unstreitigen Teil zahlen, ist Ihre Position deutlich besser. Halten Sie die Kommunikation schriftlich und sachlich.
Wenn Sie die Nachzahlung nicht aufbringen können
Nicht jede Zahlungsverweigerung ist rechtlich motiviert. Wenn eine berechtigte Nachforderung Ihr Budget übersteigt, ist der praktikabelste Weg eine Ratenzahlungsvereinbarung. Bitten Sie schriftlich darum, schlagen Sie konkrete Raten vor und halten Sie die Vereinbarung dann ein. Eine angenommene Ratenzahlung schließt eine Kündigung wegen Zahlungsverzugs für die vereinbarten Beträge in aller Regel aus.
Trennen Sie diesen Punkt sauber von inhaltlichen Einwendungen. Wer gleichzeitig um Ratenzahlung bittet und die Forderung bestreitet, sendet ein widersprüchliches Signal. Formulieren Sie stattdessen zweistufig: zuerst die Einwendungen, dann – für den Fall, dass die Forderung bestehen bleibt – die Bitte um Ratenzahlung.
Sozialleistungen und Nachzahlungen
Beziehen Sie Bürgergeld oder Grundsicherung, kann eine Nachforderung für Heiz- und Betriebskosten als Bedarf berücksichtigt werden. Wichtig ist der Zeitpunkt: Der Bedarf entsteht in dem Monat, in dem die Forderung fällig wird. Legen Sie die Abrechnung deshalb zügig vor und beantragen Sie die Übernahme, statt zu warten, bis eine Mahnung kommt.
Das ändert nichts an Ihrer Prüfung. Auch eine Behörde übernimmt nur berechtigte Forderungen, und Einwendungen gegen einzelne Positionen bleiben Ihre Sache. Reichen Sie die Abrechnung mit Ihrem Hinweis auf offene Punkte ein und melden Sie eine spätere Korrektur nach.
Die Fristen im Blick
Zwei Fristen laufen parallel: die Zahlungsfrist aus der Abrechnung und Ihre Einwendungsfrist von zwölf Monaten ab Zugang nach § 556 Abs. 3 BGB. Die Zahlungsfrist ist meist kurz, die Einwendungsfrist lang. Reagieren Sie deshalb schnell auf die Zahlungsfrist, auch wenn Sie für die inhaltliche Prüfung noch Zeit haben.
Ein kurzer Zwischenbescheid genügt: „Ich prüfe die Abrechnung und habe um Belegeinsicht gebeten. Den unstreitigen Teil überweise ich bis zum …“
Aufrechnung mit einem Guthaben
Haben Sie aus einem Vorjahr ein Guthaben, das noch nicht ausgezahlt wurde, kommt eine Aufrechnung in Betracht. Erklären Sie sie ausdrücklich und beziffern Sie beide Beträge. Prüfen Sie vorher, ob Ihr Mietvertrag Aufrechnungsbeschränkungen enthält; solche Klauseln sind in Formularverträgen nur eingeschränkt wirksam, sollten aber bekannt sein.
Weiterlesen und selbst prüfen
Wie Sie Ihre Einwendungen formulieren, zeigt der Ratgeber zum Widerspruch. Zur Einsicht in die Rechnungen lesen Sie Belegeinsicht; zur Fristberechnung den Beitrag zur Frist für die Nebenkostenabrechnung.
Bevor Sie über die Zahlung entscheiden, sollten Sie wissen, was in der Abrechnung steckt: Die kostenlose Prüfung zeigt Ihnen die auffälligen Positionen und die berechnete Frist in wenigen Minuten.