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Abrechnungszeitraum: Warum zwölf Monate nicht immer das Kalenderjahr sind
Der Abrechnungszeitraum bestimmt alle Fristen. So prüfen Sie ihn, was bei Wechseln gilt und wann ein längerer Zeitraum unzulässig ist.
Der Abrechnungszeitraum ist die unscheinbarste Angabe auf Ihrer Nebenkostenabrechnung und zugleich die wichtigste. Aus ihm ergeben sich die Abrechnungsfrist, Ihre Einwendungsfrist und die Frage, ob Kosten überhaupt in dieses Jahr gehören. Wer die beiden Datumsangaben „von“ und „bis“ übersieht, prüft alles andere auf falscher Grundlage. Dieser Ratgeber erklärt die Regeln und die typischen Fehler. Er behandelt Wohnraummiete in Deutschland und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
Was das Gesetz verlangt
Nach § 556 Abs. 3 BGB ist über die Vorauszahlungen für Betriebskosten jährlich abzurechnen. Der Abrechnungszeitraum darf deshalb grundsätzlich nicht länger als zwölf Monate sein. Die Abrechnung ist der Mietpartei spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen; danach ist eine Nachforderung regelmäßig ausgeschlossen, es sei denn, die Vermietung hat die Verspätung nicht zu vertreten.
„Jährlich“ heißt nicht „Kalenderjahr“. Der Zeitraum kann auch vom 1. Juli bis 30. Juni laufen. Üblich ist das Kalenderjahr, weil die Rechnungen der Versorger und die kommunalen Bescheide daran anknüpfen. Vereinbart werden kann aber ein anderer Zeitraum.
Die Frist hängt am Zeitraum
Endet Ihr Abrechnungszeitraum am 31. Dezember 2024, muss die Abrechnung Ihnen grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2025 zugehen. Endet er am 30. Juni 2024, läuft die Frist bis zum 30. Juni 2025. Wer pauschal davon ausgeht, dass jede Abrechnung „bis Silvester“ kommen muss, rechnet in vielen Häusern falsch.
Maßgeblich ist der Zugang bei Ihnen, nicht das Datum auf dem Schreiben und nicht der Poststempel. Notieren Sie den Tag, an dem die Abrechnung in Ihrem Briefkasten lag, und heben Sie den Umschlag auf.
Wenn der Zeitraum zu lang ist
Umfasst die Abrechnung mehr als zwölf Monate, ist das ein Formfehler. Daraus folgt nicht automatisch, dass alle Kosten entfallen. Häufig führt es dazu, dass die Abrechnung nachgebessert werden muss, und es stellt die Frage, ob für den überschießenden Teil die Frist bereits abgelaufen war.
Fragen Sie in diesem Fall zuerst nach dem Grund: Wurde der Zeitraum umgestellt? Gab es einen Verwaltungswechsel? Wurde eine Rechnung zu spät erfasst? Aus der Antwort ergibt sich, ob eine zulässige Ausnahme in Betracht kommt.
Die Umstellung des Zeitraums
Ein Wechsel vom abweichenden Wirtschaftsjahr auf das Kalenderjahr ist möglich, führt aber zu einem Rumpfzeitraum. Zulässig ist dann eine kürzere Abrechnung – etwa vom 1. Juli bis 31. Dezember –, nicht aber eine längere über achtzehn Monate. Für den Rumpfzeitraum gelten dieselben Regeln: Vorauszahlungen und Kosten sind zeitanteilig zuzuordnen.
Prüfen Sie bei einer Umstellung besonders sorgfältig, ob Kosten doppelt erfasst wurden. Eine Jahresrechnung des Versorgers, die zwei Abrechnungszeiträume überspannt, muss aufgeteilt werden.
Abflussprinzip und Leistungsprinzip
Für die meisten kalten Betriebskosten darf nach dem Abflussprinzip abgerechnet werden: Es zählt, wann die Vermietung die Rechnung bezahlt hat. Für Heizkosten gilt das nicht. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass eine Heizkostenabrechnung, die nur die im Zeitraum geleisteten Abschlagszahlungen zugrunde legt, der Heizkostenverordnung nicht genügt; maßgeblich ist der tatsächliche Verbrauch (BGH, Urteil vom 1. Februar 2012 – VIII ZR 156/11).
Bei Öl- und Pelletheizungen muss die Abrechnung deshalb Anfangsbestand, Zukauf und Endbestand ausweisen. Fehlen diese Angaben, fragen Sie danach.
Ihr eigener Nutzungszeitraum
Wenn Sie nicht das ganze Jahr in der Wohnung gewohnt haben, ist Ihr Nutzungszeitraum kürzer als der Abrechnungszeitraum des Hauses. Die Abrechnung muss beide Zeiträume nennen. Grundkosten werden zeitanteilig verteilt, verbrauchsabhängige Kosten nach Ablesung oder Schätzung.
Kontrollieren Sie die genauen Daten. Ein um einen Monat verschobener Beginn verändert Ihren Anteil bei Grundkosten spürbar und ist einer der häufigsten Fehler in Abrechnungen nach einem Einzug.
Die Einwendungsfrist läuft anders
Ihre eigene Frist knüpft nicht an das Ende des Abrechnungszeitraums an, sondern an den Zugang der Abrechnung. Nach § 556 Abs. 3 BGB müssen Sie Einwendungen grundsätzlich bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen. Wenn eine Abrechnung erst spät kommt, verschiebt sich Ihre Frist entsprechend nach hinten.
Tragen Sie deshalb drei Daten in Ihren Kalender ein: Ende des Abrechnungszeitraums, Ablauf der Abrechnungsfrist der Vermietung, Ablauf Ihrer Einwendungsfrist.
Vorauszahlungen zeitlich zuordnen
Auf der Abrechnung stehen Ihre geleisteten Vorauszahlungen. Prüfen Sie, ob die Summe zu dem passt, was Sie tatsächlich überwiesen haben – und ob sie dem richtigen Zeitraum zugeordnet wurde. Eine im Januar gezahlte Rate für Dezember gehört in das Vorjahr. Bei einem Wechsel der Verwaltung oder der Bankverbindung geht diese Zuordnung leicht durcheinander.
Ein Kontoauszug mit den zwölf Buchungen ist die beste Grundlage für diese Prüfung.
Wenn zwei Abrechnungen dasselbe Jahr betreffen
Nach einem Verwaltungswechsel kommt es vor, dass zwei Schreiben für denselben Zeitraum eintreffen: eine unvollständige Abrechnung der alten Verwaltung und später eine vollständige der neuen. Für Ihre Fristen ist wichtig, welches Schreiben eine ordnungsgemäße Abrechnung darstellt. Erst mit einer solchen beginnt Ihre Einwendungsfrist, und nur eine solche wahrt die Abrechnungsfrist der Vermietung.
Bewahren Sie beide Schreiben mit den Umschlägen auf und notieren Sie die Zugangsdaten. Wenn sich die Beträge unterscheiden, fragen Sie ausdrücklich, welches Schreiben gelten soll und ob das frühere zurückgenommen wird. Diese Klarstellung ist später der entscheidende Anknüpfungspunkt, falls über eine verspätete Nachforderung gestritten wird.
Korrekturen und Nachträge
Auch eine fristgerecht zugegangene Abrechnung wird gelegentlich später korrigiert. Dabei kommt es unter anderem darauf an, ob rechtzeitig eine ordnungsgemäße Abrechnung vorlag und ob die Korrektur eine zusätzliche Belastung schafft. Eine bloße Erläuterung ist keine neue Nachforderung; eine nachträglich erhöhte Forderung nach Ablauf der Frist ist dagegen kritisch zu sehen.
Umgekehrt lässt sich eine Frist nicht dadurch umgehen, dass zunächst ein unvollständiges Schreiben verschickt und später beliebig ergänzt wird. Wenn Sie eine Korrektur erhalten, vergleichen Sie sie Position für Position mit der ersten Fassung und halten Sie die Unterschiede schriftlich fest.
Formelle Mindestangaben
Zur formellen Ordnungsgemäßheit gehört eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben. Für die Gesamtkosten genügt die Angabe der Summe, die auf die gewählte Abrechnungseinheit entfällt (BGH, Urteil vom 20. Januar 2016 – VIII ZR 93/15). Eine formell wirksame Abrechnung ist damit noch nicht inhaltlich richtig – die Prüfung der einzelnen Positionen steht dann noch aus.
Was Sie konkret prüfen sollten
Notieren Sie Beginn und Ende des Zeitraums, Ihren Nutzungszeitraum, das Ausstellungsdatum, Ihren Zugangstag und die Summe Ihrer Vorauszahlungen. Rechnen Sie die Fristen aus und markieren Sie Grenzfälle. Erst danach lohnt der Blick auf die einzelnen Kostenarten.
Weiterlesen und selbst prüfen
Die Fristberechnung im Detail erklärt der Ratgeber zur Frist für die Nebenkostenabrechnung. Was bei einem Auszug im laufenden Jahr gilt, steht im Beitrag Auszug mitten im Jahr; wie Sie Einwendungen formulieren, zeigt der Ratgeber zum Widerspruch.
Fristen und Zeiträume rechnet die kostenlose Prüfung automatisch nach – wenn Sie Ihr Zugangsdatum angeben, auch die Zwölfmonatsfrist.