Stand:
Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung: Wann muss ausgezahlt werden?
Fälligkeit, Verrechnung mit der Miete und Verjährung: So setzen Sie ein Guthaben aus der Betriebskostenabrechnung durch.
Nicht jede Abrechnung endet mit einer Nachforderung. Fällt ein Guthaben an, stellt sich die umgekehrte Frage: Wann muss es ausgezahlt werden, und was tun Sie, wenn nichts passiert? Anders als bei der Nachzahlung fehlt hier oft der Druck – deshalb bleiben Guthaben häufig monatelang liegen. Dieser Ratgeber erklärt Ihre Ansprüche und den praktischen Weg. Er behandelt Wohnraummiete in Deutschland und ist keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Wann das Guthaben fällig wird
Ein Guthaben entsteht, wenn Ihre Vorauszahlungen die abgerechneten Kosten übersteigen. Es wird grundsätzlich mit dem Zugang einer ordnungsgemäßen Abrechnung fällig. Eine gesetzliche Frist von mehreren Wochen gibt es nicht; die Vermietung braucht aber eine kurze Bearbeitungszeit für die Überweisung.
In der Praxis gilt: Nach zwei bis vier Wochen ohne Zahlung ist eine schriftliche Zahlungsaufforderung mit Frist angemessen. Nennen Sie den Betrag, den Abrechnungszeitraum und Ihre Bankverbindung.
Die Abrechnungsfrist gilt nicht für Ihr Guthaben
Ein wichtiger Punkt wird oft verwechselt. Die Ausschlussfrist aus § 556 Abs. 3 BGB betrifft Nachforderungen der Vermietung. Ein Guthaben zu Ihren Gunsten verschwindet nicht, weil die Abrechnung verspätet erstellt wurde.
Wenn also eine Abrechnung erst nach Ablauf der Zwölfmonatsfrist kommt und ein Guthaben ausweist, können Sie dieses Guthaben verlangen – während eine Nachforderung im selben Schreiben regelmäßig ausgeschlossen wäre. Wenn gar keine Abrechnung kommt, können Sie ihre Erstellung verlangen.
Wenn keine Abrechnung kommt
Bleibt die Abrechnung aus, haben Sie einen Anspruch auf Abrechnung über die geleisteten Vorauszahlungen. Fordern Sie sie schriftlich mit Frist an. Kommt weiterhin nichts, kann nach Ablauf der Abrechnungsfrist ein Anspruch auf Rückzahlung der Vorauszahlungen in Betracht kommen; die Voraussetzungen dafür sind im Einzelnen zu prüfen und hängen von der Konstellation ab.
Praktisch führt schon die Ankündigung, die Vorauszahlungen zurückzufordern, häufig zu einer zügigen Abrechnung. Setzen Sie eine klare Frist und dokumentieren Sie den Zugang Ihres Schreibens.
Verrechnung mit der Miete
Viele Verwaltungen verrechnen ein Guthaben automatisch mit der nächsten Miete. Das ist bequem, aber nicht selbstverständlich: Zulässig ist eine Aufrechnung, wenn die Voraussetzungen vorliegen. Sie können stattdessen die Auszahlung verlangen. Sagen Sie das in Ihrem Schreiben ausdrücklich, wenn Ihnen die Überweisung lieber ist.
Umgekehrt können Sie selbst mit dem Guthaben gegen eine Mietforderung aufrechnen. Erklären Sie die Aufrechnung ausdrücklich und beziffern Sie die Beträge. Prüfen Sie vorher, ob Ihr Mietvertrag Aufrechnungsbeschränkungen enthält.
Guthaben und offene Forderungen
Bestehen andere offene Forderungen – etwa eine unbezahlte Nachzahlung aus dem Vorjahr –, wird die Vermietung häufig verrechnen. Prüfen Sie in diesem Fall, ob die Gegenforderung berechtigt ist. Eine Verrechnung mit einer streitigen Forderung sollten Sie nicht stillschweigend hinnehmen; widersprechen Sie schriftlich und benennen Sie den Grund.
Nach dem Auszug
Nach dem Ende des Mietverhältnisses wird das Guthaben regelmäßig zusammen mit der Kautionsabrechnung behandelt. Beides sind aber getrennte Ansprüche. Ein Guthaben aus der Betriebskostenabrechnung ist unabhängig davon fällig, ob über die Kaution schon entschieden ist.
Teilen Sie Ihre neue Anschrift und Bankverbindung frühzeitig mit und bitten Sie um eine schriftliche Bestätigung. Der häufigste Grund für nicht ausgezahlte Guthaben nach einem Umzug ist eine fehlende Kontoverbindung.
Verjährung
Der Anspruch auf Auszahlung unterliegt der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren nach § 195 BGB. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie davon Kenntnis erlangt haben. Praktisch heißt das: Ein Guthaben aus einer Abrechnung, die Sie 2026 erhalten haben, verjährt in der Regel Ende 2029.
Warten Sie trotzdem nicht. Je länger Sie warten, desto schwerer wird die Klärung, und desto wahrscheinlicher fehlen Unterlagen.
Warum Guthaben entstehen
Ein Guthaben ist meist kein Zufall. Häufig sind die Vorauszahlungen bei Vertragsschluss großzügig kalkuliert worden, um eine spätere Nachforderung zu vermeiden. Manchmal sind die Energiepreise gesunken, oder Sie haben Ihren Verbrauch verringert. Gelegentlich liegt es an einer Umstellung: Eine Position wird nicht mehr abgerechnet, etwa die Kabelgebühr seit Juli 2024, ohne dass die Vorauszahlung angepasst wurde.
Für Ihre Prüfung ist das nützlich. Vergleichen Sie das Guthaben mit dem Vorjahr. Ein plötzlich sehr hohes Guthaben kann darauf hindeuten, dass eine Kostenart weggefallen oder in ein anderes Jahr gerutscht ist – dann folgt im nächsten Jahr womöglich eine doppelte Belastung. Fragen Sie in diesem Fall nach dem Leistungszeitraum der betroffenen Rechnungen.
Wenn die Vermietung wechselt
Wird das Haus verkauft, während ein Guthaben offen ist, stellt sich die Frage, an wen Sie sich halten können. Maßgeblich ist, wer für den Abrechnungszeitraum abzurechnen hatte und wann der Eigentumswechsel wirksam wurde. In der Praxis rechnet häufig die neue Eigentümerseite auch für zurückliegende Zeiträume ab; die Zuständigkeit für die Auszahlung folgt dem aber nicht immer automatisch.
Richten Sie Ihre Aufforderung deshalb an beide Seiten und bitten Sie um Klärung, wer zahlt. Wenn die Antwort ausbleibt, ist das ein typischer Fall für eine kurze Beratung – die Zuordnung hängt von Einzelheiten des Übergangs ab, die Sie von außen nicht sehen können.
Ein Guthaben ist kein Freibrief
Auch eine Abrechnung mit Guthaben kann Fehler enthalten. Wenn nicht umlagefähige Positionen enthalten sind, wäre Ihr Guthaben eigentlich höher. Prüfen Sie die Abrechnung deshalb genauso sorgfältig wie eine mit Nachforderung. Ihre Einwendungsfrist von zwölf Monaten ab Zugang gilt hier ebenso.
Der Anspruch aus § 556 Abs. 4 BGB besteht unabhängig vom Ergebnis der Abrechnung.
Die Vorauszahlungen anpassen
Ein Guthaben zeigt, dass Ihre Vorauszahlungen zu hoch angesetzt sind. Nach § 560 Abs. 4 BGB kann jede Vertragspartei nach einer Abrechnung eine Anpassung auf eine angemessene Höhe verlangen. Wenn Sie dauerhaft zu viel zahlen, können Sie eine Herabsetzung fordern.
Rechnen Sie dafür die tatsächlichen Jahreskosten durch zwölf und schlagen Sie diesen Betrag vor. Ein pauschaler Sicherheitszuschlag darauf ist nicht zulässig; nur konkret absehbare Kostenänderungen des laufenden Jahres dürfen einfließen (BGH, Urteil vom 28. September 2011 – VIII ZR 294/10).
So gehen Sie vor
Erstens: Betrag und Fälligkeit notieren. Zweitens: Nach zwei bis vier Wochen schriftlich mit Frist auffordern, Bankverbindung nennen. Drittens: Nach fruchtlosem Fristablauf erinnern und Verzugszinsen ankündigen. Viertens: Bei anhaltender Weigerung Mieterverein oder Rechtsberatung einschalten. Fünftens: Parallel die Abrechnung inhaltlich prüfen, solange Ihre Einwendungsfrist läuft.
Weiterlesen und selbst prüfen
Wie Sie die Vorauszahlungen dauerhaft senken, erklärt der Ratgeber zu Vorauszahlungen anpassen. Zur Prüfung der Abrechnung lesen Sie den Beitrag zur Belegeinsicht und zum Widerspruch.
Auch bei einem Guthaben lohnt der Blick auf die einzelnen Positionen: Laden Sie die Abrechnung in die kostenlose Prüfung und sehen Sie, ob Ihr Guthaben höher ausfallen müsste.