Stand:
Vorauszahlungen anpassen: So senken Sie Ihre monatlichen Nebenkosten
Nach jeder Abrechnung darf angepasst werden – in beide Richtungen. Wie Sie eine Senkung verlangen und was angemessen bedeutet.
Wer jedes Jahr ein Guthaben bekommt, hat der Vermietung ein zinsloses Darlehen gegeben. Wer jedes Jahr nachzahlen muss, erlebt jeden Frühling dieselbe unangenehme Überraschung. In beiden Fällen sind die monatlichen Vorauszahlungen falsch bemessen – und in beiden Fällen können Sie eine Anpassung verlangen. Dieser Ratgeber erklärt, wie das geht. Er behandelt Wohnraummiete in Deutschland und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
Die Rechtsgrundlage
Nach § 560 Abs. 4 BGB kann jede Vertragspartei nach einer Abrechnung über die Betriebskostenvorauszahlungen durch Erklärung in Textform eine Anpassung auf eine angemessene Höhe vornehmen. Das Recht steht ausdrücklich beiden Seiten zu – auch Ihnen.
Zwei Voraussetzungen sind wichtig. Erstens muss eine Abrechnung vorliegen; ohne sie fehlt die Grundlage. Zweitens muss die neue Höhe angemessen sein, also am tatsächlichen Ergebnis der Abrechnung orientiert.
Was „angemessen“ bedeutet
Maßstab ist das Ergebnis der letzten Abrechnung. Teilen Sie Ihre tatsächlichen Jahreskosten durch zwölf; das ist der Ausgangspunkt. Ein pauschaler Sicherheitszuschlag darauf ist gerade nicht zulässig: Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass eine Anpassung nach § 560 Abs. 4 BGB nur die im laufenden Abrechnungsjahr voraussichtlich tatsächlich entstehenden Kosten zugrunde legen darf und für einen abstrakten Sicherheitszuschlag – im entschiedenen Fall zehn Prozent – kein Raum ist (BGH, Urteil vom 28. September 2011 – VIII ZR 294/10).
Berücksichtigt werden dürfen dagegen konkrete Umstände, die im laufenden Jahr voraussichtlich auf die Kosten wirken: eine bereits beschlossene Gebührenerhöhung, ein neuer Versorgungsvertrag, eine angekündigte Anpassung der Fernwärmepreise. Wer erhöhen will, muss solche Umstände benennen. Eine pauschale Erhöhung „wegen der allgemeinen Teuerung“ oder „zur Sicherheit“ trägt nicht.
So verlangen Sie eine Senkung
Schreiben Sie kurz und konkret: „Die Abrechnung für 2024 vom 14. Mai 2025 weist Gesamtkosten von 1.284,00 € für meine Wohnung aus, das entspricht 107,00 € monatlich. Meine derzeitige Vorauszahlung beträgt 165,00 €. Nach § 560 Abs. 4 BGB passe ich die Vorauszahlung mit Wirkung ab dem 1. Juli 2025 auf 107,00 € monatlich an.“
Weicht Ihr Betrag vom Zwölftel der Abrechnung ab, nennen Sie den Grund. Rechnen Sie also nicht „107 € plus Sicherheitspuffer“, sondern etwa: „Die Abfallgebühr steigt ab Januar 2025 ausweislich der Gebührensatzung um 8,00 € monatlich; ich setze deshalb 115,00 € an.“ Ein benannter Umstand ist tragfähig, ein Zuschlag ins Blaue hinein nicht.
Textform genügt, eine Unterschrift ist nicht erforderlich; eine E-Mail reicht aus. Achten Sie darauf, dass Sie den Zugang belegen können. Setzen Sie den neuen Betrag erst ab dem übernächsten Monat an, damit die Umstellung des Dauerauftrags reibungslos gelingt.
Wenn die Vermietung erhöht
Umgekehrt darf die Vermietung nach einer Abrechnung erhöhen. Prüfen Sie dann drei Punkte: Liegt eine Abrechnung vor? Beruht die neue Höhe auf deren Ergebnis? Ist die Erhöhung in Textform erklärt worden? Eine Erhöhung ohne Abrechnung oder deutlich über dem Ergebnis ist angreifbar.
Rechnen Sie nach: Jahreskosten geteilt durch zwölf. Liegt die geforderte Vorauszahlung darüber, muss die Vermietung die konkreten Umstände benennen, die den Mehrbetrag im laufenden Jahr erwarten lassen. Ein Sicherheitszuschlag ohne solche Umstände ist unzulässig (BGH, Urteil vom 28. September 2011 – VIII ZR 294/10); widersprechen Sie dann schriftlich und legen Sie Ihre Rechnung vor.
Der Zusammenhang mit der Heizkostenabrechnung
Häufig gibt es zwei Vorauszahlungen: eine für kalte Betriebskosten und eine für Heizung und Warmwasser. Passen Sie beide getrennt an, weil sie unterschiedlich schwanken. Die Heizkosten hängen vom Wetter und vom Energiepreis ab; die kalten Betriebskosten sind stabiler.
Wenn Ihr Vertrag nur eine gemeinsame Vorauszahlung vorsieht, rechnen Sie trotzdem getrennt und addieren Sie am Ende. So erkennen Sie, welcher Teil den Ausschlag gibt.
Vorsicht bei einer fehlerhaften Abrechnung
Eine Anpassung stützt sich auf das Ergebnis der Abrechnung. Wenn Sie diese Abrechnung gerade beanstanden, wäre es widersprüchlich, ihre Zahlen zugleich als Grundlage einer Erhöhung zu akzeptieren. Umgekehrt können Sie eine Senkung auch dann verlangen, wenn Sie die Abrechnung im Übrigen für zu hoch halten – dann fällt die angemessene Vorauszahlung sogar niedriger aus.
Formulieren Sie in einem solchen Fall vorsorglich: „Ohne Anerkennung der Höhe der abgerechneten Kosten passe ich die Vorauszahlung wie folgt an …“
Pauschale statt Vorauszahlung
Manche Verträge sehen eine Betriebskostenpauschale vor. Dann wird nicht abgerechnet, und es gibt weder Nachforderung noch Guthaben. Eine Erhöhung ist nur unter den Voraussetzungen des § 560 Abs. 1 BGB möglich und setzt eine entsprechende Vereinbarung voraus. Sinken die Kosten, ist die Pauschale nach § 560 Abs. 3 BGB zu ermäßigen.
Prüfen Sie deshalb zuerst, was in Ihrem Mietvertrag steht. Pauschale und Vorauszahlung folgen ganz unterschiedlichen Regeln.
Wenn die Anpassung ignoriert wird
Sie erklären die Anpassung, überweisen den neuen Betrag – und die Verwaltung bucht weiter den alten ein oder mahnt die Differenz an. Das kommt vor. Reagieren Sie schriftlich und legen Sie Ihre Rechnung offen: die Jahreskosten aus der Abrechnung, geteilt durch zwölf, und jeden konkreten Umstand, den Sie darüber hinaus berücksichtigt haben. Bitten Sie um Bestätigung des neuen Betrags.
Kalkulieren Sie das Risiko nüchtern. Wenn Ihre Anpassung berechtigt ist, entsteht kein Zahlungsrückstand. Ist sie zu weitgehend, kann die Differenz später nachgefordert werden. Wählen Sie den neuen Betrag deshalb eher vorsichtig – eine Senkung um vierzig Prozent bei schwankenden Energiepreisen ist angreifbar, eine um zwanzig Prozent bei stabilem Verbrauch gut begründbar.
Ein Wechsel der Vermietung ändert nichts
Nach einem Eigentümerwechsel gilt der Grundsatz „Kauf bricht nicht Miete“ aus § 566 BGB. Ihr Mietverhältnis läuft unverändert weiter, und damit auch die zuletzt wirksam angepasste Vorauszahlung. Eine neue Eigentümerseite kann die Vorauszahlung nicht allein deshalb erhöhen, weil sie das Haus erworben hat.
Auch hier gilt die Voraussetzung des § 560 Abs. 4 BGB: Es braucht eine Abrechnung, und die neue Höhe muss deren Ergebnis entsprechen. Wenn kurz nach einem Verkauf eine deutlich höhere Vorauszahlung gefordert wird, fragen Sie nach der zugrunde liegenden Abrechnung.
Was eine Anpassung nicht ist
Eine Anpassung der Vorauszahlungen ist keine Mieterhöhung. Sie ändert nicht die Grundmiete und unterliegt nicht den Vorschriften über Mieterhöhungen. Umgekehrt darf eine Mieterhöhung nicht als „Anpassung der Nebenkosten“ verkleidet werden.
Achten Sie deshalb darauf, welcher Betrag sich ändert. Steigt die Nettokaltmiete, ist das eine andere Sache mit anderen Voraussetzungen und Fristen.
Der praktische Effekt
Eine zu hohe Vorauszahlung kostet Sie Liquidität über zwölf Monate. Bei 50 € monatlich sind das 600 € im Jahr, die Sie erst nach der Abrechnung zurückbekommen. Eine zu niedrige Vorauszahlung führt dagegen zu einer Nachforderung, die auf einmal fällig wird. Beides lässt sich mit einer Anpassung vermeiden.
Weiterlesen und selbst prüfen
Was bei einer Erhöhung durch die Vermietung zu beachten ist, erklärt der Ratgeber zur Erhöhung der Vorauszahlungen. Wie Sie ein Guthaben durchsetzen, steht im Beitrag Guthaben und Auszahlung; wie sich Kosten einordnen lassen, zeigt der Betriebskostenspiegel.
Die tatsächlichen Jahreskosten für Ihre Wohnung liest die kostenlose Prüfung direkt aus der Abrechnung aus – damit haben Sie die Zahl für Ihr Anpassungsschreiben.