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Untermiete und Nebenkosten: Wer rechnet mit wem ab?
Bei Untermiete gibt es zwei Verhältnisse. Was die Hauptmietpartei abrechnen darf, welche Fristen gelten und wie Sie Streit vermeiden.
Bei einer Untermiete gibt es zwei Verträge und damit zwei Abrechnungen. Die Hauptmietpartei rechnet mit der Vermietung ab und mit der Untermietpartei getrennt davon. Wer das durcheinanderbringt, produziert Streit über Beträge, die niemand mehr nachvollziehen kann. Dieser Ratgeber ordnet die Verhältnisse und gibt praktische Empfehlungen. Er behandelt Wohnraummiete in Deutschland und ist keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Zwei getrennte Vertragsverhältnisse
Im Hauptmietverhältnis stehen sich Vermietung und Hauptmietpartei gegenüber. Im Untermietverhältnis stehen sich Hauptmietpartei und Untermietpartei gegenüber. Die Untermietpartei hat gegenüber der Eigentümerseite grundsätzlich keine Ansprüche aus der Betriebskostenabrechnung – ihr Vertragspartner ist die Hauptmietpartei.
Das gilt in beide Richtungen: Die Vermietung kann Nebenkosten nicht unmittelbar von der Untermietpartei verlangen, und diese kann nicht unmittelbar Belegeinsicht bei der Vermietung fordern.
Was im Untermietvertrag stehen sollte
Regeln Sie ausdrücklich, ob eine Pauschale oder eine Vorauszahlung mit Abrechnung vereinbart ist. Bei einer Pauschale gibt es keine Abrechnung, keine Nachforderung und kein Guthaben – das ist einfach, aber für beide Seiten mit einem Risiko verbunden. Bei einer Vorauszahlung muss abgerechnet werden.
Nennen Sie außerdem den Abrechnungszeitraum, den Verteilungsmaßstab – etwa nach Zimmergröße oder nach Köpfen – und die Frist für die Abrechnung. Ohne diese Angaben ist später jede Zahl angreifbar.
Die Abrechnungskette
Die Hauptmietpartei kann sinnvollerweise erst abrechnen, wenn die Abrechnung der Vermietung vorliegt. Weil diese oft erst nach zwölf Monaten kommt, verschiebt sich die Kette. Das ist der Hauptgrund für Verzögerungen und für Missverständnisse.
Erklären Sie das der Untermietpartei am besten vorher und halten Sie es im Vertrag fest: „Die Abrechnung erfolgt innerhalb von drei Monaten nach Zugang der Betriebskostenabrechnung der Vermietung.“ Damit ist klar, worauf gewartet wird.
Was weitergegeben werden darf
Weitergegeben werden dürfen die Kosten, die der Hauptmietpartei tatsächlich in Rechnung gestellt wurden, anteilig nach dem vereinbarten Maßstab. Ein Aufschlag ist nicht zulässig, wenn eine Abrechnung über Vorauszahlungen vereinbart ist – dann sind die tatsächlichen Kosten maßgeblich.
Die Grenze der Umlagefähigkeit aus der Betriebskostenverordnung wirkt sich mittelbar aus: Was die Hauptmietpartei ihrerseits nicht schuldet, sollte sie auch nicht weitergeben. Prüfen Sie deshalb die Hauptabrechnung, bevor Sie weiterreichen.
Die Erlaubnis der Vermietung
Eine Untervermietung setzt in der Regel die Erlaubnis der Vermietung voraus, § 540 BGB. Bei einem berechtigten Interesse besteht nach § 553 BGB ein Anspruch auf Erlaubnis zur Überlassung eines Teils des Wohnraums; die Vermietung kann dabei unter Umständen einen angemessenen Zuschlag verlangen, wenn ihr die Überlassung nur so zuzumuten ist.
Ein solcher Untermietzuschlag ist ein Mietbestandteil und keine Betriebskostenposition. Verwechseln Sie beides nicht: Der Zuschlag wird nicht abgerechnet.
Personenschlüssel im Haus
Wird im Gebäude nach Personen umgelegt, erhöht eine zusätzliche Person Ihren Anteil bei Wasser, Abwasser und Müll. Melden Sie die Aufnahme deshalb, auch damit die Abrechnung stimmt. Eine nicht gemeldete Person führt regelmäßig zu Nachforderungen und zu Streit über zurückliegende Jahre.
Vereinbaren Sie im Untermietvertrag, dass die Untermietpartei diesen Mehranteil trägt. Das ist sachgerecht und vermeidet spätere Diskussionen.
Belegeinsicht in der Kette
Die Hauptmietpartei kann bei der Vermietung nach § 556 Abs. 4 BGB Einsicht in die Belege verlangen. Die Untermietpartei kann von der Hauptmietpartei die Unterlagen verlangen, auf denen deren Abrechnung beruht – also insbesondere die Betriebskostenabrechnung der Vermietung und die Berechnung des Anteils.
Geben Sie diese Unterlagen unaufgefordert mit. Eine Abrechnung ohne die zugrunde liegende Hauptabrechnung ist für die Untermietpartei nicht überprüfbar.
Fristen
Für das Hauptmietverhältnis gelten die Fristen aus § 556 Abs. 3 BGB. Für das Untermietverhältnis über Wohnraum gelten sie ebenfalls, wenn Vorauszahlungen vereinbart sind – auch hier ist jährlich abzurechnen, und eine verspätete Nachforderung ist grundsätzlich ausgeschlossen.
Tragen Sie die Fristen für beide Verhältnisse getrennt ein. Als Hauptmietpartei haben Sie den kürzeren Zeitpuffer, weil Sie erst nach Zugang der Hauptabrechnung rechnen können.
Ein Rechenbeispiel
Die Hauptabrechnung für eine 90-Quadratmeter-Wohnung weist Gesamtkosten von 2.520 € aus. Die Untermietpartei bewohnt ein 18 Quadratmeter großes Zimmer und nutzt Küche, Bad und Flur mit. Bei einer Verteilung nach Zimmerfläche zuzüglich eines Kopfanteils an den Gemeinschaftsflächen ergibt sich ein Anteil, der deutlich über dem reinen Flächenverhältnis von einem Fünftel liegt.
Rechnen Sie so: Zuerst die Gemeinschaftsflächen nach Köpfen, dann die privaten Zimmer nach Fläche. Bei zwei Personen und 30 Quadratmetern Gemeinschaftsfläche entfallen 15 Quadratmeter auf jede Person; zusammen mit dem eigenen Zimmer ergeben sich 33 von 90 Quadratmetern, also rund 37 Prozent. Das entspricht 932 € im Jahr. Diese Methode ist transparent und lässt sich in zwei Sätzen erklären.
Wenn die Untermiete endet
Endet das Untermietverhältnis vor der Hauptabrechnung, gelten dieselben Empfehlungen wie bei jedem Auszug. Notieren Sie das Enddatum, lassen Sie sich eine neue Anschrift und eine Bankverbindung geben und halten Sie die Zählerstände fest, soweit sie für Ihre interne Aufteilung relevant sind.
Vereinbaren Sie am besten schon im Vertrag, dass eine spätere Abrechnung noch möglich ist und wie sie zugestellt wird. Ohne eine solche Regelung und ohne Kontaktdaten bleibt die Nachforderung häufig uneinbringlich – und die Hauptmietpartei trägt die Differenz allein.
Möbliert und auf Zeit
Bei möblierter Vermietung auf Zeit ist eine Pauschale üblich, weil eine Abrechnung über wenige Monate aufwendig ist. Halten Sie die Pauschale realistisch: Sie darf Ihre tatsächlichen Kosten decken, aber nicht zu einer verdeckten Mieterhöhung werden. Und sie bindet Sie: Steigen die Kosten, tragen Sie die Differenz.
Weiterlesen und selbst prüfen
Zur WG-Konstellation lesen Sie den Ratgeber Nebenkosten in der WG. Wie der Schlüssel im Haus funktioniert, erklärt der Beitrag zum Umlageschlüssel; zur Belegeinsicht lesen Sie Belegeinsicht.
Bevor Sie Kosten weitergeben, sollte die Hauptabrechnung geprüft sein: Laden Sie sie in die kostenlose Prüfung.